[행정사 사무관리론] 09. 기안의 종류

[행정사 사무관리론] 09. 기안의 종류

1. 일반기안

 일반기안이라 함은 가장 일반적인 형태로 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안서식에 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안문 서식은 일반기안문, 간이기안문의 2가지가 있다.

2. 일괄기안

(1) 개  념

 기안하려는 여러 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 문서의 내용을 하나의 기안문으로 일괄하여 기안할 수 있다.

(2) 작성 및 시행방법

 1) 작성방법

①일괄기안은 각각의 기안문에 작성한다. 이 경우 각가의 기안문에는 두문,본문 및 결문의 구성요소가 모두 포함되어야 한다.

② 전자문서시스템에서 일괄기안은 한 번의 지정으로 각각의 기안문에 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 정보가 동시에 생성되도록 하여야 한다.

③ 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

 2) 제  목

 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정할 수 있다.

 3) 내부결재문서

 발송할 것을 전제로 하는 기안문이 제1안 내부결재의 내용과 동일한 경우에는 내부결재 안건을 별도로 작성할 팔요 없이 생략할 수 있다.

 4) 발신명의

 대내외로 발송할 문서의 경우, 각각의 기안문에 발신명의를 모두 표시해야 한다. 기안문과 시행문이 통합된 서식을 사용하게 됨에 따라 발신명의를 생략하게 되면, 발신명의 없이 그대로 시행되어 형식상 흠이 있는 공문서가 되기 때문이다.

3. 공동기안

(1) 개  념

 공동기안이라 함은 2이상의 행정기관의 장이 결재를 받아 공동명의로 시행하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말하낟.

(2) 작성 및  시행방법

 1) 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 행정기관에서 기안하여야 한다.

 2) 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 행정기관의 장의 결재를 받은 후 관계 행정기관의 장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다.

 3) 공동기안은 특히 관계기관 간의 긴밀한 사전 협의가 요구되므로 관계기관의 장의 결재를 받기 전에 그 기관의 해당 보조기관 등과 충분한 사전협의가 있어야 한다.

 4) 공동기안 문서는 당해 문서의 처리를 주관하는 행정기관의 문서 등록대장에 등록하고 그 등록번호를 부여하는 등 주관기관의 문서처리절차에 따른다.

 5) 공동기안문의 발신명의 표시

① 당해 문서처리를 주관하는 행정기관장의 명의를 맨 위에 표시하고, 관계 행정기관장의 명의를 그 밑에 표시한다.

② 관계 행정기관의 장이 동일 직위일 때에는 정부조직법에 의한 부,처,청의 순의에 따라 표시하고, 동일 직급이 아닌 때에는 상위 직급 행정기관장의 명의부터 표시한다.

4. 수정기안

(1) 개  념

 수정기안은 수신한 문서에 간단한 수정을 하거나 필요한 사항을 추가하여 기안에 갈음하는 방법이다.

(2) 작성 및 시행방법

 1) 수신문서의 내용을 알 수 있도록 수정한느 글자의 중앙에 가로로 두 선을 긋고 그 위에 여백에 수신한 문서와 다른 색깔로 글자로 수정 또는 기입한다. 이 경우 수신한 문서의 관인에도 중앙에 가로로 선을 긋는다.

 2) 수정기안 사항을 모두 수정하거나 적은 후에 기안자, 검토자 및 결재권자의 직위 및 서명란을 수정하여 그 위에 여백에 결재를 받거나 적당한 여백에 '간이결재인'을 찍어 결재를 받는다.

 3) 문서 시행은 수정기안문을 복사한 후 관인을 날인하여 행한다.

(3) 수정기안의 활용

 종전에는 상급 행정기관의 일상 업무에 관한 경미한 내용의 문서에 대하여 그 문서의 일부분을 수정하여 하급기관에 다시 통보할 경우에 활용하였다. 하지만 수정기안을 하게 되면 발신한 행정기관의 결재정보 및 관인정보와 수신한 행정기관의 공람정보, 결재정보 및 관인 정보 등이 혼합되어 혼동을 줄 우려가 있기 때문에 수정기안보다는 별도의 기안문을 작성, 시행하는 것이 좋다.

5. 서식에 의한 처리

 생산등록번호란, 접수등록번호란, 수신란 등이  설계된 서식으로 작성한 문서는 별도의 기안문을 작성하지 아니하고 해당 서식의 기안자,검토자,협조자,결재권자의 서명란에 결재를 받아야 한다. 다만, 서명란이 따로 설치되지 않은 경우에는 <간이결재인>을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.