[행정사 사무관리론] 03. 문서의 개요

[행정사 사무관리론] 03. 문서의 개요

1. 업  무

(1) 업무의 개념

 1) 고전적

   업무

 2) 현대적

  행정

(2) 업무의 종류

 1) 업무의

  업무

1. 공문서의 개념

(1) 문서의 개념

 문서는 일반적으로 사람의 의사나 사물의 형태,관계 등을 문자,기호,숫자 등을 활용하여 종이 등 매체에 기록,표기한 것을 말하는데, 행정기관의 의사도 문서의 형태로 표시된다.

(2) 행정사 공문서의 개념

 행정상 공문서라 함은 행정기관 또는 공무원이직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말한다. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정에는 "공문서란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다."라고 규정하고 있으며, 전자문서에 대해서는 "컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나, 송신,수신 또는 저장된 문서"로 규정하고 있다.

한편 민원처리에 관한 법률 시행령에는 행정기관의 장이 ① 출력매수의 제한조치, ② 위,변조방지조치, ③ 출력한 문서의 진위 확인조치 등을 취하여 민원인에게 통지한 전자문서를 민원인이 출력한 경우 일르 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정에 따른 공문서로 인정하고 있다.

(3) 법률상의 공문서의 개념

 1) 형법 상의 공문서

  공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며, 공문서 위조, 변조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄를 규정하여 공문서의 진정성을 보호하고 있는 데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌되고 있다.

 2) 민사소송법 상의 공문서

  문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다고 규정하여 증거능력을 부여하고 있다.

2. 문서의 필요성

(1) 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때

(2) 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때

(3) 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

(4) 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때

(5) 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때  

3. 문서의 기능

(1) 의사의 구체화

 문서는 사람의 의사를 구체화시키는 기능을 가지고 있다.

(2) 의사의 전달

 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 가지고 있다.

(3) 의사의 보존

 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사 자료로서 가치를 갖기도 한다.

(4) 자료 제공

 문서처리가 완료되어 보관,보존된 문서는 필요할 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원,촉진시킨다.

(5) 업무의 연결, 조정

 문서의 기안, 결재 및 협조 과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보 순환이 이루어져 업무의 연결, 조정 기능을  수행하게 된다.

4. 문서 처리의 원칙

(1) 신속처리의 원칙

 효율적인 업무수행을 위하여 가능한 한 신속히 처리하여야 한다.

(2) 책임처리의 원칙

 문서는 정해진 업무 분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 정확하게 처리하여야 한다.

(3) 적법처리의 원칙

 문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물로 권한 있는 자에 의하여 작성, 처리되어야 한다.

(4) 전자처리의 원칙

 문서는 전자처리가 원칙이다. 즉 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템 또는 업무관리시스템에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.