[행정사 사무관리론] 04. 문서의 종류

[행정사 사무관리론] 04. 문서의 종류

1. 작성 주체에 의한 구분

(1) 공문서

 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

(2) 사문서

 사문서는 개인의 사적인 목적을 위하여 작성한 문서를 말한다.

2. 유통대상 여부에 의한 구분

(1) 유통되지 않은 문서 - 내부결재문서

 행정기관이 내부적으로 계획수립, 처리방침 결정, 업무보고, 소관 사항 검토 등을 위하여 결재를 받은 문서를 말한다. 내부적으로 결재를 받는 문서이므로 발신하지 않는다.

(2) 유통대상 문서

 1) 대내문서

  당해 기관 내부에서 보조기관 또는 보좌기관 상호 간 수신,발신하는 문서를 말한다.

 2) 대외문서

  해당 기관 이외에 다른 행정기관,국민이나 단체 등에 수신,발신하는 문서를 말한다.

 3) 발신자와 수신자의 명의가 같은 문서

  행정기관의 장 또는 합의제 행정기관이 자신의 명의로 발송하고 자신의 명의로 수신하는 문서를 말한다.

3. 공문서의 성질에 의한 분류

 1) 법규문서

 법규문서는 헌법, 법률, 대통령령, 총리령,부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다. 누년 일련번호를 부여한다.

 2) 지시문서

 지시문서는 훈령,지시, 예규 및 일일명령 등 행정기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

① 훈령

상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령을 말한다. 훈령의 작성형식은 조문형식 시행문 형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

② 지시

상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식에 의하여 작성하고, 연ㄷ표시 일련번호를 사용한다.

③ 예규

행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정업무의 처리기준을 제시하는 법규문서를 제외한 문서로서 조문형식 또는 시행문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

④ 일일명령

 당직,출장,시간 외 근무, 휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다. 일일명령의 작성형식은 시행문 형식 또는 회보 형식 등에 의하며, 연도별 일련번호를 사용한다.

 3) 공고문서

①고 시

 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 효력이 계속된다. 고시의 작성형식은 연도표시 일련번호를 사용한다.

②공 고

 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 그 내용의 효력이 고시에 비해서 단기적이거나 일시적이다. 공고의 작성형식은 연도표시 일련번호를 사용한다.

 4) 비치문서

 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서로서 비치대장, 비치카드 등의 문서를 말한다.

 5) 민원문서

 민원인이 행정기관에 허가,인가,기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

 6) 일반문서

 위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. 다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보 및 보고서가 있다.