[행정사 사무관리론] 06. 문서 작성의 일반 원칙

[행정사 사무관리론] 06. 문서 작성의 일반 원칙

1. 문서의 전자적 처리

 문서의 모든 처리절차는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

2. 이해하기 쉽게 작성

(1) 어문규범의 준수

 문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 가로로 쓴다. 

(2) 국민이 이해하기 쉬운 용어 사용

 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

3. 작성 기준

(1) 문서에는 시각장애인 등의 편의 도모를 위해 음성정보 또는 영상정보 등이 수록되거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

(2) 문서의 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 쓴다.

(3) 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되 연,월,일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다.

(4) 문서에 쓰는 시간은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시분의 글자는 생략하고 그사이에 쌍점을 찍어 구분한다.

(5) 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다. 

4. 쪽 번호 등 표시

(1) 개 념

  2장 이상으로 이루어진 문서로서 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한문서인 경우에는 쪽 번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인 등을 해야 한다.

(2) 대상문서

 1) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

 2) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

 3) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

(3) 표시 방법

1) 전자문서

① 쪽 번호

 각종 증명발급에 관한 문서를 제외한 문서에는 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표로 이어 표시한다.

② 발급번호

 각종 증명발급에 관한 문서에는 해당 문서의 왼쪽 하단에 발급번호를 표시한다.

2) 종임누서

① 간 인

관인 관리자가 관인을 이용하여 간인하되, 시행문은 간인하기 전에 기안문을 복사하여 간인하다.

② 천공

 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 구멍뚫기 (천공) 방식으로 표시할 수 있다.

5. 발의자 및 보고자의 표시

(1) 원 칙

 1) 기안문에는 발의자와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다.

 2) 발의자와 보고자의 직위나 직급의 앞 또는 위에 발의자는

 3) 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 한다. 

(2) 발의자와 보고자의 표시 생략

 1) 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서

 2) 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서

 3) 일상적, 반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

(3) 보고자의 표시 생략

 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 이용하여 보고하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자 표시를 생략한다.