[행정사 사무관리론] 08. 문서의 기안의 원칙, 자격, 고려사항

[행정사 사무관리론] 08. 문서의 기안의 원칙, 자격, 고려사항

1. 기안의 개념

 문서의 기안이란 문서작성의 첫 단계로서 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다.

2. 기안의 요인

기안은 주로 상급자의 지시사항이나 접수한 문서를 처리하기 위하여 행하여지나 법령,훈령,예규 등을 근거로 하거나 순수한 자기발안으로 이루어지기도 한다.

3. 기안의 원칙

문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안할 수 있다.

4. 기안자의 자격

(1) 기안자의 범위에 관하여 아무런 제한이 없다. 공무원이면 누구든지 기안자가 된다.

(2) 분장을 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자는 지급 등에 관계없이 기안할 수 있다. 

(3) 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서처리를 주관하는 행정기관에서 기안하여야 한다.

(4) 결재권자는 접수문서를 공람할 때 처리담당자를 따로 지정할 수 있으며, 이 경우 지정된 자도 기안자가 된다.

5. 기안문 작성의 원칙

(1) 작성전 고려사항

 1) 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계 규정 및 과거 행정선례를 숙지하고 있어야 한다.

 2) 기안하는 목적과 필요성을 파악하고 설문조사 등을 통하여 의견을 청취한다.

 3) 복잡한 기안의 경우에는 초안을 작성하여 검토 후에 작성한다.

 4) 기안자는 담당 업무에 대한 책임의식을 가지고 기안하여야 한다.

(2) 작성시 유의사항

 1) 정확성

① 일반적으로 6하원칙에 따라 작성하고 오탈자나 계수 착오가 없도록 한다.

② 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 문서를 작성한다.

③ 정확한 용어와 문법에맞게 문장을 구성한다.

 2) 용이성

① 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성한다.

② 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현한다.

③ 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋다.

④ 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다.

 3) 성실성

① 문서는 성의 있고 진실하게 작성한다.

② 상대방에게상대를 무시하는 표현은 피하고 적절한 경어를 사용한다.

 4) 경제성

① 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.

② 서식을 통일하여 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적이다.

③ 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 1건 1매 주의로 하는 것이 효율적이다.